Informácie pre obchodných partnerov

 

• Pre koho sú tieto informácie určené?

Tento dokument upravuje informácie o ochrane osobných údajov obchodných partnerov spoločnosti Správcovská spoločnosť OMNIA, s.r.o., Tomášikova 30, Bratislava 821 01, zapísanej v Obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, Vložka číslo: 128162/B, IČO: 51 672 618 ako správcu týchto bytov (ďalej ako „prevádzkovateľ“) a to najmä informácie o tom, aké osobné údaje a prečo ich prevádzkovateľ spracúva, ako a od koho ich získava a ako dlho ich uchováva.

Prevádzkovateľ má určenú zodpovednú osobu v oblasti ochrany osobných údajov. Otázky, pripomienky a žiadosti k tomuto dokumentu a informáciám v ňom uvedených prijíma zodpovedná osoba na emailovej adrese gdpr@avris.sk.

Informácie o spracúvaní osobných údajov kamerovým systémom upravuje samostatný dokument, ktorý je trvalo dostupný online na https://omniaholding.sk/spravcovska-spolocnost-omnia/ prípadne na vyžiadanie u prevádzkovateľa (osobne, telefonicky, emailom) a v tlačenej forme na nástenke/recepcii pri vstupe do budovy bytového domu.

• Ktoré základné pojmy dokument používa?

Úvodom by sme Vás radi oboznámili so základnými pojmami, ktoré sú uvedené v tomto dokumente a ktoré Vám pomôžu lepšie tomuto dokumentu porozumieť.

Dotknutá osoba – fyzická osoba, ku ktorej sa osobné údaje vzťahujú, teda aj dodávateľ, odberateľ.

Informačný systém – usporiadaný súbor osobných údajov, ktoré sú prístupné podľa určených kritérií, napr. obchodné zmluvy, účtovníctvo, súdna agenda a pod.

Nariadenie GDPR – Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov)

Osobitné kategórie osobných údajov – citlivý osobný údaj, ktorý má špecifický charakter, ako napr. údaje o zdravotnom stave alebo biometrický údaj umožňujúci identifikáciu osoby.

Osobný údaj – akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, napr. meno, priezvisko, adresa, dátum narodenia, rodné číslo, telefónne číslo, emailová adresa, IP adresa, podpis, podobizeň, pracovná pozícia, záujmy a preferencie, sociálny status a pod.

Oprávnený záujem – záujem prevádzkovateľa alebo aj iného subjektu, z ktorého vyplýva potreba spracúvania osobných údajov, ak prevažuje nad záujmami dotknutej osoby, napr. používanie a uchovávanie emailovej komunikácie.

Prevádzkovateľ – fyzická osoba alebo právnická osoba, ktorá určuje účel a prostriedky spracúvania osobných údajov; spracúvaním môže prevádzkovateľ poveriť sprostredkovateľa.

Príjemca – fyzická osoba, právnická osoba, orgán verejnej moci alebo iný subjekt, ktorému sú osobné údaje poskytované (okrem dozorných a kontrolných orgánov).

Profilovanie – akékoľvek automatické spracúvanie osobných údajov, ktoré je používané s cieľom vyhodnotiť konkrétne osobné aspekty fyzickej osoby, napr. správanie sa na internete a vytváranie profilov na základe tohto správania sa.

Spracúvanie osobných údajov – činnosť, ktorú prevádzkovateľ alebo sprostredkovateľ vykonáva s osobnými údajmi ako je ich získavanie, zaznamenávanie, prehliadanie, uchovávanie, poskytovanie, kopírovanie, likvidácia a pod.

Sprostredkovateľ – fyzická osoba alebo právnická osoba, ktorá spracúva osobné údaje pre prevádzkovateľa v jeho mene, napr. externá účtovná spoločnosť, IT správca a pod.

Účel – dôvod, prečo prevádzkovateľ spracúva osobné údaje, napr. predzmluvné a zmluvné vzťahy, plnenie, uplatnenie práv v súdnom konaní, emailová komunikácia a pod.

Zákon o ochrane osobných údajov – zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

 

• Aké práva majú dotknuté osoby?

Prevádzkovateľ kladie dôraz na rešpektovanie Vašich práv. Ako dotknutá osoba máte tieto práva:

Právo na informácie

Máte právo na informácie o spracúvaní Vašich osobných údajov. Za týmto účelom sú prijaté vhodné opatrenia, aby Vám tieto informácie boli riadne poskytnuté. Prevádzkovateľ si plní informačnú povinnosť prostredníctvom tohto dokumentu, ktorý Vám bude trvalo dostupný online na https://omniaholding.sk/spravcovska-spolocnost-omnia/ prípadne na vyžiadanie u prevádzkovateľa (osobne, telefonicky, emailom).

Právo na odvolanie udeleného súhlasu

V prípade, ak ste nám udelili súhlas na spracúvanie svojich osobných údajov, môžete ho kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním. Prevádzkovateľ aktuálne nespracúva osobné údaje obchodných partnerov na základe súhlasu.

Právo na prístup k údajom

Prevádzkovateľ Vám na základe žiadosti vydá potvrdenie o spracúvaní Vašich osobných údajov, ako aj informácie o účeloch ich spracúvania, o kategóriách spracúvaných osobných údajov, o kategóriách príjemcov, o dobe ich uchovávania, o zdroji osobných údajov, pokiaľ osobné údaje neboli získané priamo od Vás a o ďalších Vašich právach, ktoré si môžete uplatniť. Prevádzkovateľ Vám na Vašu žiadosť poskytne bezplatne aj kópiu Vašich osobných údajov, ktoré spracúva.

Právo na opravu

Máte právo na spracúvanie správnych a aktuálnych údajov. Prevádzkovateľ vykonáva aktualizáciu údajov na Vašu žiadosť, prípadne po overení týchto údajov v rámci komunikácie s Vami.

Právo na vymazanie (právo „na zabudnutie“)

Za určitých podmienok máte právo na vymazanie Vašich osobných údajov, a to najmä, ak osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali alebo inak spracúvali; ak ste odvolali svoj súhlas, na základe ktorého sa spracúvanie vykonáva; ak namietate oprávnený záujem na spracúvanie údajov zo strany prevádzkovateľa alebo pokiaľ sa osobné údaje spracúvali nezákonne. Po zvážení zákonných podmienok Vašej žiadosti vyhovieme, prípadne Vás budeme informovať, prečo osobné údaje vymazať nemôžeme.

Právo na obmedzenie spracúvania

Za určitých podmienok máte právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov zo strany prevádzkovateľa, a to najmä, ak napadnete správnosť osobných údajov, a to počas obdobia umožňujúceho prevádzkovateľovi overiť správnosť osobných údajov; ak je spracúvanie osobných údajov protizákonné a Vy žiadate obmedzenie ich spracúvania; ak ich prevádzkovateľ už nepotrebuje na účely spracúvania, ale potrebujete ich Vy na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov; ak ste namietali oprávnené záujmy prevádzkovateľa, prevádzkovateľ ich spracúvanie obmedzí, až do overenia týchto oprávnených záujmov. Po zvážení zákonných podmienok Vašej žiadosti vyhovieme, prípadne Vás budeme informovať, prečo žiadosti vyhovieť nemôžeme.

Právo na prenosnosť údajov

Právo na prenos osobných údajov k inému prevádzkovateľovi prevádzkovateľ vykoná výlučne na Vašu žiadosť, a to v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte v prípade, ak sa spracúvanie osobných údajov zakladá na Vašom súhlase, prípadne na plnení zmluvy s prevádzkovateľom a ak sa toto spracúvanie vykonáva automatizovanými prostriedkami, ktoré takýto prenos umožňujú.

Právo namietať

Za určitých podmienok máte právo namietať spracúvanie Vašich osobných údajov vykonávané na základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa. Prevádzkovateľ tieto osobné údaje nebude ďalej spracúvať, pokiaľ v konkrétnom prípade nepreukáže nevyhnutné oprávnené dôvody tohto spracúvania.

Automatické individuálne rozhodovanie vrátane profilovania

Prevádzkovateľ nevykonáva automatizované individuálne rozhodovanie, ani profilovanie.

Právo na účinný súdny prostriedok nápravy

Ako dotknutá osoba máte právo na súdny prostriedok nápravy, ak sa domnievate, že v dôsledku spracúvania osobných údajov v rozpore s Nariadením GDPR alebo Zákonom o ochrane osobných údajov došlo k porušeniu Vašich práv. Návrh na začatie konania môžete podať na príslušnom súde.

Právo podať podnet alebo sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov

Máte právo kedykoľvek sa obrátiť s  podnetom, či sťažnosťou vo veci spracúvania osobných údajov na dozorný orgán, a to na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Slovenská republika, IČO: 36 064 220, tel. č.: +421 /2 3231 3214, webová stránka https://dataprotection.gov.sk/uoou/.

• Ako si môžete svoje práva u prevádzkovateľa uplatniť?

Svoje práva si môžete uplatniť písomne:

• poštou na adresu prevádzkovateľa:

Správcovská spoločnosť OMNIA, s.r.o., Tomášikova 30, Bratislava 821 01 s označením na obálke „NEOTVÁRAŤ – Uplatnenie práv dotknutých osôb“

• emailom na adrese: spravcovska@omnia.sk.

Žiadosť o uplatnenie práv si môžete uplatniť prostredníctvom formuláru Žiadosť na uplatnenie práv dotknutých osôb, ktorý je dostupný na vyžiadanie cez emailovú adresu spravcovska@omnia.sk alebo na stiahnutie na https://omniaholding.sk/spravcovska-spolocnost-omnia/ .

Vašu žiadosť zaevidujeme a vybavíme bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca. V tejto lehote Vás informujeme o opatreniach, ktoré sme na základe tejto žiadosti prijali. Uvedená lehota sa môže v prípade potreby predĺžiť o ďalšie dva mesiace, pričom sa zohľadní komplexnosť žiadosti a počet žiadostí. O predĺžení lehoty Vás budeme informovať do jedného mesiaca od jej podania spolu s odôvodnením zmeškania lehoty.

Oznámenie o spôsobe vybavenia žiadosti sa podáva rovnakým spôsobom, akým bola žiadosť podaná, pokiaľ nepožiadate o iný spôsob.

Vaše žiadosti vybavujeme bezplatne. Ak je však žiadosť zjavne neopodstatnená alebo opakovaná, môžeme za jej vybavenie žiadať:

• primeraný poplatok zohľadňujúci administratívne náklady,
• odmietnuť konať.

• Aké osobné údaje a na aký účel sú spracúvané?

• Uzatváranie a plnenie zmlúv s obchodným partnerom

v rozsahu: bežné osobné údaje, a to obchodné meno alebo názov účtovnej jednotky; sídlo, prípadne bydlisko a miesto podnikania u fyzických osôb; IČO, ak bolo pridelené; titul, meno, priezvisko a podpis štatutárneho zástupcu, prípadne iného splnomocneného zástupcu; meno, priezvisko, kontaktné údaje, pracovná pozícia, zamestnávateľ a podpis zamestnancov obchodného partnera, ak je to nevyhnutné na plnenie zmluvy; transakčné údaje.

Právnym základom spracúvania osobných údajov je uzatváranie zmluvy a plnenie zmluvy medzi prevádzkovateľom a obchodným partnerom.

• Účtovníctvo

v rozsahu: bežné osobné údaje, a to obchodné meno alebo názov účtovnej jednotky; sídlo, prípadne bydlisko a miesto podnikania u fyzických osôb; IČO, ak bolo pridelené; kontaktné údaje a podpis osoby, ktorá účtovný doklad vystavila; transakčné údaje.

Právnym základom spracúvania osobných údajov je zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.

• Uplatňovanie práv (sporová a nesporová agenda)

v rozsahu: bežné osobné údaje spracúvané v informačných systémoch prevádzkovateľa.

Právnym základom spracúvania osobných údajov je zákon, a to najmä zákon č. 160/2015 Z. z. Civilný sporový poriadok v znení neskorších predpisov, zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov, zákon č. 300/2005 Z. z. Trestný zákon v znení neskorších predpisov a pod.

• Emailová komunikácia

v rozsahu: bežné osobné údaje, a to identifikačné údaje, kontaktné údaje a iné osobné údaje poskytnuté obchodným partnerom prostredníctvom emailovej komunikácie.

Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem prevádzkovateľa používať emailovú komunikáciu aj na spracúvanie osobných údajov.

• Plnenie zákonných povinností na úseku ochrany osobných údajov

v rozsahu: bežné osobné údaje, ako titul, meno, priezvisko, email, telefónne číslo, adresa, podpis, údaje spracúvané pri uplatnení práv dotknutý osôb, napr. prostredníctvom Žiadosti o uplatnení práv dotknutých osôb.

Právnym základom je plnenie zákonných povinností podľa Zákona o ochrane osobných údajov a Nariadenia GDPR.

• Poskytovanie údajov orgánom verejnej správy

v rozsahu: bežné osobné údaje poskytované v súlade so zákonom.

Právnym základom je plnenie zákonných povinností podľa zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov; zákon č. 233/1995 Z. z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti (Exekučný poriadok) a o zmene a doplnení ďalších zákonov v znení neskorších predpisov a pod.

• Správa prijatých a odoslaných zásielok

v rozsahu: bežné osobné údaje, ako je titul, meno, priezvisko, adresa, emailová adresa, telefónne číslo.

Právnym základom je zákon č. 324/2011 Z. z. o poštových službách a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

• Uchovávanie a likvidácia archívnych záznamov

v rozsahu: bežné údaje a citlivé údaje uchovávané ako archívne záznamy v súlade so zákonom.

Právnym základom spracúvania osobných údajov je zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

• Ako, kedy a od koho prevádzkovateľ Vaše osobné údaje získava?

Prevádzkovateľ získava osobné údaje priamo od obchodného partnera:

• pri uzatváraní a plnení zmluvných vzťahov s prevádzkovateľom,
• prostredníctvom emailovej, telefonickej, osobnej a poštovej komunikácie.

1. Kto môže mať prístup k osobným údajom?

K osobným údajom môžu mať prístup:

• dozorné a kontrolné orgány verejnej moci,
• orgány verejnej moci pri plnení ich zákonných povinností a úloh vo verejnom záujme,

• právne zastúpenie prevádzkovateľa,
• poskytovateľ operačného systému a antivírusového programu,
• poskytovateľ vedenia účtovníctva,
• IT správca,
• oprávnení zamestnanci prevádzkovateľa.

Nedochádza k prenosu osobných údajov do tretích krajín ani do medzinárodných organizácií, s výnimkou, keď to vyžaduje právo Európskej únie alebo členského štátu.

• Ako dlho prevádzkovateľ osobné údaje uchováva?

Osobné údaje spracúvané na základe zákona sa uchovávajú v súlade s týmito zákonmi a v ostatných prípadoch nasledovne:

Zmluvy a príslušné zmluvné dokumenty 10 rokov

Emailová komunikácia po dobu vybavenia požiadavky

Po ukončení doby uchovávania sú osobné údaje bezpečným a zákonným spôsobom zlikvidované.

Posledná aktualizácia dokumentu dňa 08.01.2024.

SPRÁVCOVSKÁ SPOLOČNOSŤ OMNIA, s.r.o.,
Tomášikova 30,
821 01 Bratislava

zapísaná v OR OS Bratislava I,
oddiel Sro, vložka č. 128162/B

IČO : 516 72 618,
IČ DPH SK 2120754339,
tel : +421 2 48 250 930,
e-mail : spravcovska@omnia.sk